バイトの電話対応が苦手!怖い!失敗しないコツは?


「はぁ、電話っていや・・・」
「なんか、上手く話せない・・・」

おや?電話するのが苦手なんですか?
なるほど~それで悩んでいるんですね。

B型主婦が相談にのりますよ。^^


「あのね・・・」
「バイトで、電話対応しなきゃいけなくて」
「あれって緊張して、苦手なんだよね」

 

バイトで電話対応をするんですか?

それは緊張しちゃいますよ・・・。
しょうがないですよ・・・。

 

電話が鳴ったら、聞こえないふり
しちゃいましょうか?

ハンマーで電話を、叩き割っちゃいましょうか?
(`へ´)  電話 きら~い!

な~んて、わけにはいかないよね・・・。
残念ですけど・・・。
w( ̄∇ ̄)w

 

電話対応が苦手に感じる人は、
意外と多いんです。

ケータイやスマホの登場で、
電話が身近になりました。

ですが、電話をする機会が、
増えたわけじゃないですしね。

ということで、今日のテーマは
「バイトの電話対応!苦手で怖くても
失敗しないコツ!」
ですよ。

 

実は、B型主婦の友達が
テレアポの仕事をしているんです。

しかも!勤続10年以上の、
大ベテランなんですよ!

すごいでしょ???

 

その友達に、電話対応のコツを
しつこ~く聞いてきましたよ。

 

この記事を読むと・・・

  • 誰でもできるカンタンな、
    電話対応のコツが分かります
  • 電話対応の基本的な流れと
    ポイントが分かります

これであなたも、電話を必要以上に、
怖がらずにすむようになりますよ。

それでは行きましょう~♪
知欲うずうず~♪

スポンサーリンク

バイトの電話対応!怖い!どうしよう?

まずは電話対応のコツから紹介しますね。
コツは2つありますよ。

友達が、あつ~く語ってくれました。^^

バイトの電話対応!基本はコレ!

それでは、一つ目のコツ!ですよ。

電話対応基本①

finger-icon07-003 それは・・・


相手の話をしっかりと聞く

・・・正直、「そんなことかよ!」って
B型主婦は思いましたよ。

なにせ私は、ひねくれ者・・・。
(*-_-*)

そうしたら、友達が、
こんな話をしてくれました。


電話対応が苦手という人の多くが、
「緊張して上手く話せない」と悩んでいる。

つまり、意識が「自分」に向いているわけ。

  • 緊張している「自分」
  • 上手く話せない「自分」

って、「自分」にばかり
意識が向いている。

 

電話で話している相手に、意識が向いていない。

電話とはいえ、人と人とのコミュニケーション。


まずは、上手く話せるかどうかよりも、
相手に意識を向けて、話をしっかりと正確に聞くこと!

B型主婦、と~~っても納得しました。^^

しっかりと、相手の話に、耳を傾けることが
まずは大事なんですね。

友達は、さらに納得できる、
こんな話をしてくれました。


どちらが大きなトラブルになると思う?

  • 緊張してうまく話せないこと
  • 相手の話を聞き漏らすこと

 

相手の話を聞き漏らすほうが、
大きなトラブルになりやすいよね?

たしかに、そうですよね~納得です。
ひねくれ者の私も、納得です。

上手く話せるかどうかの前に、
相手の話をしっかりと聞く!

これが、と~っても大事なんですね。

では、忘れないように、B型主婦と一緒に
10回繰り返して、唱えましょう♪

「相手の話をしっかりと聞く」
「相手の話をしっかりと聞く」
「相手の話をしっかりと聞く」

・・・

10回唱えましたか?
覚えましたか?^^

では、もっと具体的な話をしますね。

「相手の話をしっかり聞く」と言っても、
一言も、聞き漏らさないようにするのは、
大変です・・・。

 

そんなときに大活躍するのが、5W1H

finger-icon07-0035W1Hとは?


5W1H

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • だれが(Who)
  • なにを(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)

※英語の頭文字

  • 五つの「W」
  • 一つの「H」を

あわせたものが、5W1H

この「いつ、どこで、だれが・・・」
ポイントに、相手の話を聞くと良いですよ!

「必要な情報を、聞き漏らすことが、
ぐぐぐ~っと減ること間違いなし!」

と、友達が言ってました。^^

ぜひ、5W1Hを覚えて
くださいね。

 

では、次の基本ポイントを紹介します。

電話対応基本②

finger-icon07-003 2つ目のポイントは?


バイトの電話対応が怖くて苦手な人は、まず笑顔で話すことを心がけよう!スマイル!

笑顔で話す

詳しく説明しますね。

友達が働いている会社では、
笑顔を忘れないために、電話の横に
あるものを置いてあるんですって。

 

つまり、それほど「笑顔で話す」ことを
大事にしているってことですね。

 

では、あるものってなんだと思いますか?

それは・・・

か・が・み!

そうです。鏡です。

 

電話対応をしながら、
「自分がちゃんと笑顔になっているか?」
鏡でチェックしているんですって。

どうして鏡を置くほど、
笑顔を大事にしているのか、
気になりますよね?

友達が理由を教えてくれました。


日常生活の電話でも、
「相手が不機嫌な顔しているな」って
分かるときあるでしょ?

相手の顔が見えないのに。

それって、声のトーンで
分かるんだよね。

笑顔でいると、自然に声のトーンが
あがって、お客様へ「良い印象」を
持ってもらえるから。

なるほど、なるほど~。

 

たしかに、相手の顔の表情が見えなくても、
受話器から聞こえる声で、
なんとなく「相手の機嫌」って分かりますよね。

 

「作り笑顔でも、効果があるから!」と、
友達が力説してくれましたよ。

ちなみに、テレアポをはじめたころ、
笑顔でいるのが大変で、
顔が筋肉痛になったそうです・・・。

ちなみに、笑顔でいると
ネガティブな感情になりにくいんです。

つまり!必要以上に緊張しなくて
すみますよ!

ということで、バイト先の、電話の横に
鏡を置きましょう。

・・・って、勝手に置けませんよね?
(-。-;) むりっす。

では、忘れないように、B型主婦と一緒に
10回繰り返して、唱えましょう♪

大きな声で、唱えましょう♪

「笑顔で話す」
「笑顔で話す」
「笑顔で話す」

・・・

10回唱えましたか?
覚えましたか?^^


では、電話対応のコツをまとめますよ。

  • 相手の話をしっかり聞く
  • 笑顔で話す

こうやって、文字にすると、
とても簡単そう・・・・。

 

そうなんです。
やるべきことは、簡単なことなんです。

これならできそうでしょ?^^

友達は・・・

「簡単だから忘れちゃうんだよね!」
「でも、基本だから!大切だから!」

と、つばが飛んでくる勢いで、
話してくれました。
(^_^)

ぜひ、忘れずに、実践してみてくださいね。

スポンサーリンク






 

バイトの電話対応!基本の流れはコレ!

 

それでは、電話対応の基本の流れを
見ていきましょう。

「電話対応が苦手!怖い!」と言う人は、
基本の流れを、把握しておくと良いですよ。

電話に出るところから、電話を切る
ゴールまでを、イメージしておくと、
慌てることが減ります。

そして!「電話対応」と、ひとまとめに
考えるのはやめて、細かく分類しましょう。

ちょっと分かりにくいですね。
具体的に説明しますよ。

finger-icon07-003 例えば、電話に出る場合・・・

  • ベルが鳴る
  • 相手が名乗ったら?
  • 在、不在を確かめられたら?
  • 具体的な用件を聞く
  • あいさつをして電話を切る

このように分類できますよね。

こうやって細かく考えることで、
「それぞれの注意点」が見えてくると
友達が言っていましたよ。

では、それぞれの注意ポイントを、
しっかりとおさえましょう。

そして「具体的なセリフ」も紹介しますので、
自然に口から出るくらい、練習しましょうね。

まずは、「電話に出る」からいきますよ。

電話に出る

ベルが鳴る

ベルが2回 鳴る間に、
とれるのがベスト。

しかし、焦って乱暴にならないように、注意。

笑顔を忘れず、明るい声で第一声。
「もしもし」とは言いません。

「おはようございます、△△です」
「ありがとうございます、△△です」
「はい、△△です」
「お電話ありがとうございます。△△です」


すぐに電話を取れなかったとき

「お待たせいたしました。△△です」


相手が名乗ったら

自分が知らない人にも
「いつもお世話になっております」
一言を。

メモを用意し、電話相手の名前を
書きとめる。


在、不在を確かめられたら?

「××でございますね」
電話相手が「話したい人物」の、
名前を確かめる。

いるのなら・・・

「かしこまりました。少々お待ちくださいませ」

いないが、6時に戻るなら・・・

「申し訳ございません。
××は外出しておりまして、
6時には戻る予定になっております」

いないが、少し席を外しているだけなら・・・
「申し訳ございません。
××は席を外しておりますが・・・」


具体的な用件を聞く

こちらから再度電話する場合
相手の名前、電話番号を復唱して
確認する。

「(電話番号)、○○様でいらっしゃいますね」
「戻り次第、××からお電話さしあげるよう申し伝えます」


伝言を頼まれた場合

用件を5W1Hで、聞き漏らさないように注意。
必ずメモを取り、復唱する。
「明日の夕方5時に、新宿駅ですね。かしこまりました。
わたくし△△と申します。確かに承りました」

あいさつをして電話を切る
「ありがとうございました」
「失礼いたします」
「よろしくお願いいたします」

相手が電話を切ってから、静かに切る。


 

  • ベルが鳴り、電話に出るとき
  • 電話を切るとき

は、決まったセリフがあるかもしれませんね。

先輩方のマネをしましょう。

さぁ、つぎは「電話をかける」ですよ。

 

電話をかける

事前準備をする

  • 相手の電話番号、名前、所属名を再チェック
  • 話す内容を、簡単にメモに書いておく
  • 必要な資料、メモの準備

 


電話をかけ、自分の名前を名乗る

「△店の△△と申します。いつもお世話になっております」


相手を呼んでもらう

「○○さんはいらっしゃいますか?」

いる

そのまま待つ

いない

「何時ごろお戻りでしょうか?」
「では、そのころまた、こちらからお電話いたします。」

伝言をお願いする場合は・・・
「おそれいりますが、伝言をお願いできますでしょうか?」


出たら用件を話す

話したい相手の場合

「いつもお世話になっております。△△です」
「□□の件でお電話さしあげましたが、
今、お時間よろしいでしょうか?」

  • 用件はメモを見ながら簡潔に
  • 相手が誤解するような、曖昧なことは言わない

伝言を頼む場合

用件を5W1Hで、簡潔に伝える。
「打ち合わせの時間を、13時から15時に変更していただきたいと、
○○さんにお伝えください」


確認

正確に伝わったか確認する。

「それでは□□で、よろしくお願いいたします」


電話を切る


「失礼いたします」
「ありがとうございました」

相手が切ったのを確認してから、
静かに切る。


いかがでしたか?

電話に出ることへの抵抗が、
少しずつでも減るように、応援していますよ。

そして「少しでも成長できた!」と思ったら、
自分で自分を褒めましょう♪

例えば・・・

  • 今日は電話に出るとき、
    元気よく大きな声で出られた!
    → 私ってば、ステキ~♪
  • 昨日は復唱を忘れたけど、
    今日はちゃんとできた!
    → 俺ってば、イケてる♪

このように、褒めちゃいましょう。^^

電話対応と、ひとまとめに考えて、
完璧を目指すのは無理です。大変です。

だから、少しでも成長できた自分を
認めてあげましょうね。

もし、「自分を褒めるなんて・・・」
抵抗を感じるあなた!コメントください!

「今日は〇〇が出来たよ~」って。

B型主婦があなたを、おもいっきり褒めちゃいますよ。^^

 

最後に・・・

今日は「バイトの電話対応が怖い!苦手!
失敗しないコツとは?」
をテーマに
お届けしました。

実は、バイトでの電話対応って、
就職してから「経験しておいて良かったな~」
と、思うことが多いそう。

人生なにごとも、経験♪

さぁ、今日も笑顔で受話器を
持ちましょう♪

コメント